تتزايد إدارة الملفات رفيد شعبية بين الشركات بسبب قدرة رفيد على تتبع بدقة وكفاءة الوثائق في مكان العمل. عن طريق وضع تسميات رفيد على الملفات والأوراق وإعداد البنية التحتية رفيد المناسبة، يمكنك تحديد موقع الملفات بنجاح في غضون دقائق، مما يوفر الوقت والمال، ويقلل من التوتر، ويزيد من الاحتراف.
1. خفض تكاليف العمالة - (توفير المال)
"يتم فقدان ما يقدر بنحو 38 ساعة عمل (أو ما يقرب من أسبوع واحد) للشخص الواحد كل عام نتيجة للبحث عن مواد في غير محلها". -
طريقة مثالية لجعل الشركة أكثر كفاءة هو التأكد من أن كل وقت الموظف يستخدم في الطريقة الأكثر إنتاجية ومربحة للشركة. وفقا لمسح تكلفة التنظيم، ويضيع أسبوع كامل لكل موظف نتيجة للبحث عن العناصر في غير محله في مكان العمل - الوقت الذي تدفعه الشركة. وتتراوح تكلفة الوقت الضائع في السنة من 276 دولارا لأحد العاملين في الحد الأدنى للأجور يصل إلى آلاف الدولارات لموظف أقدم.
ومن شأن نظام إدارة الملفات موثقة جيدا أن يوفر ساعات الموظفين من الوقت الثمين، والتي تضيف إلى النتيجة النهائية للشركة.
2. زيادة المنظمة - (تقليل الإجهاد)
"في مسح 1،000 المديرين المتوسطين من الشركات الكبيرة في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة، 59٪ تفوت المعلومات الهامة كل يوم تقريبا لأنه موجود داخل الشركة ولكن لا يمكن العثور عليه" - وول ستريت جورنال
"المديرين التنفيذيين النفايات ستة أسابيع سنويا للبحث عن الوثائق المفقودة" - مجلة شركة سريع
على الرغم من أننا في القرن الحادي والعشرين، والاعتماد أكثر وأكثر على قواعد البيانات الإلكترونية، والأوراق القديمة الطراز لا يزال لديه مكان في مكان العمل. وسواء كانت الوثائق القانونية التي تتطلب توقيعات أو وثائق محاسبية محفوظة في حالة التدقيق أو أدلة على أعمال فنية أصلية أو وثائق فعلية أو إيداع هذه الوثائق ما زالت سائدة في معظم أماكن العمل (إن لم يكن جميعها). عندما كنت مسؤولا عن الحفاظ على الملفات الهامة، على سبيل المثال، الفعل إلى منزل، والبقاء المنظمة هو المفتاح لضمان عدم فقدان أي قطعة من الورق.
عندما تفقد الشركات وثائق حساسة، قد يكلف أن الشركة مئات من الدولارات ليحل محل، وهذا هو إذا كان الملف حتى يمكن استبدالها. من خلال تنفيذ نظام رفيد لإدارة الملفات، يمكن للشركات تتبع الوثائق بشكل فعال والحد من التوتر الناجم عن البحث بلا هدف لملف مهم.
3. المهنية - (حفظ حتى الظهور)
"86٪ يوافقون على أن وجود مكان عمل غير منظم غير مهني." - براذر إنترناشونال كوربوراتيون
في المكاتب القانونية ومكاتب الطبيب، وعدم القدرة على تحديد ملف مع عميل في المكتب يمكن أن يكون مشكلة خطيرة. إعادة تسجيل السجلات الصحية للمريض لأن الطبيب لا يعرف التاريخ الطبي يمكن أن يستغرق ساعات من الوقت الطبيب أو الممرضة ولا تعكس بشكل جيد على الأعمال التجارية أو الممارسة.
فقدان المرضى والعملاء بسبب سوء أو خطأ الموظف هو حقيقة واقعة، وخاصة الآن في عصر حيث الاستعراضات على الانترنت تؤثر على نجاح الأعمال التجارية. نظام إدارة الملفات لا يمكن فقط توفير الوقت والمال، ولكن أيضا سمعة الأعمال.
